Jak korzystać z archiwów podczas pisania pracy dyplomowej?

Nie każda praca licencjacka lub magisterska może zostać przygotowana wyłącznie na podstawie książek, artykułów naukowych i materiałów dostępnych w bibliotekach. W niektórych przypadkach charakter problemu badawczego wymaga dotarcia do dokumentów, które nie zostały opublikowane w tradycyjnej formie albo są trudno dostępne poza miejscem ich przechowywania. Wtedy szczególnego znaczenia nabierają archiwa. Mogą one dostarczyć materiałów pozwalających nie tylko uzupełnić informacje zaczerpnięte z literatury, ale również przeprowadzić własną analizę źródeł i oprzeć część pracy na dokumentach, które wcześniej nie były szeroko wykorzystywane.

Korzystanie z archiwum różni się od pracy w zwykłej bibliotece. W bibliotece najczęściej poszukujemy określonej książki, artykułu albo czasopisma. W archiwum trzeba natomiast nauczyć się poruszać po zespołach dokumentów, inwentarzach i materiałach, które zostały uporządkowane według zasad wynikających z ich pochodzenia. Często nie da się po prostu wpisać tytułu poszukiwanego dokumentu i od razu otrzymać gotowego wyniku. Trzeba wiedzieć, jaka instytucja mogła wytworzyć potrzebne materiały, w jakim okresie działała i gdzie jej dokumentacja została później przekazana.

Archiwum może więc być niezwykle wartościowym miejscem pracy, ale wymaga od studenta większego przygotowania. Im dokładniej określony został problem badawczy, tym łatwiej będzie ustalić, jakich dokumentów należy poszukiwać.

Czym jest archiwum i jakie materiały można w nim znaleźć?

Archiwum jest instytucją zajmującą się gromadzeniem, zabezpieczaniem, opracowywaniem, przechowywaniem i udostępnianiem materiałów archiwalnych. Z punktu widzenia autora pracy dyplomowej najważniejsza jest możliwość dotarcia do dokumentów stanowiących bezpośrednie świadectwo działalności różnych instytucji, organizacji i osób.

Materiały archiwalne mogą mieć bardzo różną postać. Najczęściej kojarzą się z aktami i dokumentami urzędowymi, ale zakres archiwaliów jest znacznie szerszy. Mogą obejmować korespondencję, protokoły, sprawozdania, uchwały, zarządzenia, rejestry, statystyki, fotografie, mapy, materiały filmowe i fonograficzne, a także dokumentację wytwarzaną przez konkretne organizacje czy osoby.

W zależności od tematu pracy znaczenie będą miały zupełnie inne materiały. Student historii może korzystać z dokumentów administracyjnych, korespondencji czy fotografii. Autor pracy z administracji może analizować uchwały, zarządzenia, sprawozdania i dokumentację określonych organów. W politologii przydatne mogą być materiały dotyczące działalności organizacji politycznych, stowarzyszeń czy instytucji publicznych. Praca z zakresu zarządzania może natomiast wykorzystywać dokumentację historyczną przedsiębiorstwa albo określonej organizacji.

Nie należy więc zakładać, że archiwum jest miejscem potrzebnym wyłącznie historykom. O jego przydatności decyduje charakter problemu badawczego.

Kiedy warto korzystać z archiwum?

Z archiwum warto skorzystać przede wszystkim wtedy, gdy sama literatura przedmiotu nie pozwala odpowiedzieć na pytania postawione w pracy. Może się okazać, że książki i artykuły omawiają dane zagadnienie jedynie ogólnie, natomiast student potrzebuje informacji dotyczących konkretnej instytucji, wydarzenia, okresu albo działalności określonych osób.

Przykładowo praca dotycząca funkcjonowania lokalnego samorządu w określonym okresie może wymagać analizy uchwał, protokołów posiedzeń, dokumentacji administracyjnej albo sprawozdań. Informacje zawarte w opracowaniach naukowych mogą stanowić dobre tło teoretyczne, lecz nie zastąpią analizy materiału bezpośrednio związanego z badaną jednostką.

Podobnie wygląda sytuacja w pracy dotyczącej historii konkretnej szkoły, zakładu pracy, organizacji społecznej czy instytucji. Jeżeli autor ograniczy się wyłącznie do istniejących opracowań, może jedynie powtarzać informacje wcześniej przedstawione przez innych. Sięgnięcie do dokumentów archiwalnych pozwala natomiast samodzielnie sprawdzić określone fakty, uzupełnić je lub przedstawić z innej perspektywy.

Archiwalia są szczególnie wartościowe wtedy, gdy stanowią źródła pierwotne. Student nie korzysta wówczas jedynie z interpretacji dokonanej przez innego autora, lecz sam analizuje materiał powstały w związku z badanym wydarzeniem, działalnością instytucji czy funkcjonowaniem określonego systemu.

Najpierw trzeba ustalić, czego się szuka

Jednym z najgorszych pomysłów jest rozpoczęcie wizyty w archiwum od ogólnego założenia: „zobaczę, co tam mają na mój temat”. Zbiory mogą być ogromne, a przeglądanie przypadkowych dokumentów zabierze bardzo dużo czasu.

Przed rozpoczęciem poszukiwań trzeba możliwie precyzyjnie określić, jakich informacji potrzebujemy. Warto wypisać pytania, na które materiały archiwalne mają pomóc odpowiedzieć. Można również przygotować listę instytucji, których działalność może być związana z badanym problemem.

Jeżeli student bada określoną decyzję administracyjną, powinien zastanowić się, jakie organy brały udział w jej podejmowaniu. Jeśli analizuje działalność organizacji, warto ustalić, kto prowadził jej dokumentację. Jeżeli przedmiotem pracy jest konkretne wydarzenie, trzeba rozważyć, jakie instytucje mogły je rejestrować, opisywać albo nadzorować.

Takie przygotowanie bardzo ułatwia późniejsze poszukiwania. Zamiast przeglądać przypadkowe materiały, można skoncentrować się na określonych zespołach dokumentów.

Archiwum nie działa jak katalog książek

W pracy bibliotecznej punktem wyjścia jest często autor albo tytuł publikacji. W archiwum sposób poszukiwania może być zupełnie inny. Dokumenty są zwykle związane z działalnością określonych instytucji lub osób, dlatego ważne staje się ustalenie, kto był ich wytwórcą.

Jeżeli interesują nas dokumenty dotyczące konkretnej jednostki administracyjnej, trzeba ustalić, jakie organy funkcjonowały w analizowanym okresie i jakie materiały mogły wytwarzać. Dokument może znajdować się nie pod nazwą wydarzenia, którym interesuje się student, lecz w zespole akt instytucji, która zajmowała się określoną sprawą.

Właśnie dlatego przed wizytą w archiwum warto przeczytać podstawową literaturę dotyczącą badanego zagadnienia. Pozwala ona poznać strukturę instytucjonalną, nazwy urzędów, organizacji czy organów występujących w danym okresie. Ta wiedza później bezpośrednio pomaga w odnajdywaniu materiałów.

W archiwach wykorzystuje się różnego rodzaju pomoce ewidencyjne i inwentarze. Ich zrozumienie jest częścią pracy badawczej. Jeżeli student ma problem z odnalezieniem właściwego zespołu materiałów, warto korzystać z pomocy pracowników archiwum. Mogą oni wskazać sposób korzystania ze zbiorów i podpowiedzieć, w których zespołach należy rozpocząć poszukiwania.

Jak przygotować się do pierwszej wizyty?

Przed wizytą należy sprawdzić zasady korzystania z konkretnego archiwum. Poszczególne placówki mogą mieć własne regulaminy dotyczące zamawiania materiałów, godzin pracy czy sposobu korzystania z dokumentów. Niektóre materiały mogą wymagać wcześniejszego zamówienia.

Dobrze jest wcześniej przygotować możliwie dokładne informacje dotyczące przedmiotu poszukiwań. Sama informacja, że student pisze pracę o samorządzie, będzie zbyt ogólna. Znacznie bardziej użyteczne jest podanie konkretnego okresu, jednostki administracyjnej i rodzaju interesujących dokumentów.

Warto również zaplanować sposób sporządzania notatek. Przeglądanie materiałów archiwalnych może trwać wiele godzin, dlatego bardzo łatwo stracić orientację, skąd pochodzi dana informacja. Każda notatka powinna być powiązana z dokładnym oznaczeniem dokumentu.

To niezwykle ważne. Po kilku tygodniach student może doskonale pamiętać interesującą informację znalezioną w archiwum, ale nie być już w stanie ustalić, z której jednostki archiwalnej pochodziła. W takiej sytuacji ponowne odnalezienie dokumentu może być bardzo czasochłonne.

Dlatego od pierwszego dnia warto prowadzić dokładny rejestr wykorzystanych materiałów.

Nie czytaj wszystkiego od początku do końca

Praca z dokumentacją archiwalną wymaga również umiejętności selekcji. Nie każdy dokument znajdujący się w interesującym nas zespole musi być przydatny. Część materiałów może mieć charakter rutynowy albo dotyczyć spraw zupełnie niezwiązanych z problemem badawczym.

Najpierw warto przeglądać materiały i określać ich przydatność. Dopiero później należy dokładniej analizować dokumenty zawierające istotne informacje.

Szczególną uwagę trzeba zwracać na daty, autorów, adresatów, podpisy, pieczęcie, oznaczenia kancelaryjne oraz kontekst powstania dokumentu. Sama treść pisma może być niewystarczająca do prawidłowej interpretacji. Ważne jest również to, kto dokument stworzył, do kogo go kierował i w jakich okolicznościach powstał.

Może się na przykład zdarzyć, że dokument przedstawia planowane działanie, które nigdy nie zostało zrealizowane. Jeżeli student potraktuje go bezkrytycznie jako opis rzeczywistych wydarzeń, może dojść do błędnych wniosków. Dlatego materiał archiwalny trzeba zawsze interpretować w jego kontekście.

Dokument archiwalny także wymaga weryfikacji

Fakt, że dokument znajduje się w archiwum, nie oznacza automatycznie, że każdą zawartą w nim informację należy uznać za całkowicie obiektywną. Dokumenty były tworzone przez konkretnych ludzi i instytucje, w określonym celu oraz określonych warunkach.

Sprawozdanie instytucji może przedstawiać jej działalność w korzystnym świetle. Protokół może nie zawierać wszystkich wypowiedzi uczestników spotkania. Pismo urzędowe pokazuje określony etap postępowania, ale samo w sobie nie zawsze mówi, jaki był ostateczny rezultat sprawy.

Dlatego szczególnie wartościowe jest porównywanie różnych dokumentów. Jeżeli określone wydarzenie znajduje potwierdzenie w kilku niezależnych źródłach, można znacznie pewniej na jego podstawie wnioskować.

Warto także zestawiać archiwalia z literaturą przedmiotu. Opracowania innych autorów pomagają umieścić dokument w szerszym kontekście i zrozumieć jego znaczenie. Z kolei analiza dokumentu może pozwolić zweryfikować twierdzenia występujące w istniejącej literaturze.

Fotografie, filmy i inne materiały niepisane

Archiwalia nie ograniczają się do dokumentów tekstowych. W zależności od rodzaju zbioru student może natrafić na fotografie, materiały filmowe, nagrania dźwiękowe, mapy czy inną dokumentację.

Takie źródła również mogą mieć dużą wartość badawczą. Fotografia może przedstawiać wygląd konkretnego miejsca lub wydarzenia, mapa pozwala analizować zmiany przestrzenne, a materiały filmowe i dźwiękowe mogą dostarczać informacji niedostępnych w dokumentach pisanych.

Trzeba jednak pamiętać, że również materiały wizualne wymagają interpretacji. Fotografia pokazuje jedynie określony fragment rzeczywistości. Ważne jest ustalenie, kiedy została wykonana, kto jest jej autorem, co przedstawia i w jakim celu powstała.

W pracy naukowej nie należy traktować zdjęcia wyłącznie jako dekoracji. Jeżeli zostaje wykorzystane jako źródło, powinno dostarczać informacji istotnych z punktu widzenia badanego problemu.

Ochrona materiałów archiwalnych

Dokumenty archiwalne często mają charakter unikatowy. W przeciwieństwie do książki wydanej w tysiącach egzemplarzy określony dokument może istnieć tylko w jednej sztuce. Z tego powodu zasady korzystania z archiwaliów bywają bardziej rygorystyczne niż zasady korzystania ze zwykłego księgozbioru bibliotecznego.

Jednym z podstawowych zadań archiwów jest przecież ochrona fizycznego stanu przechowywanych materiałów. Z tego względu niektóre dokumenty mogą być udostępniane w formie kopii, mikrofilmów albo innych reprodukcji zamiast oryginału.

Student powinien przestrzegać zasad określonych przez daną placówkę. Dotyczy to sposobu obchodzenia się z dokumentami, wykonywania kopii, fotografowania czy sporządzania notatek.

Warto również pamiętać, że nie każdy materiał musi być dostępny bez ograniczeń. Możliwość udostępnienia może zależeć od rodzaju dokumentu, jego wieku, stanu zachowania i obowiązujących przepisów. Dlatego dostępność konkretnej dokumentacji najlepiej sprawdzić odpowiednio wcześniej.

Jak prowadzić notatki z kwerendy archiwalnej?

Największym błędem jest robienie notatek bez podawania oznaczenia źródła. Każdy zapis powinien umożliwiać ponowne odnalezienie dokumentu.

Dobrym rozwiązaniem jest prowadzenie dziennika kwerendy. Można zapisywać datę wizyty, nazwę zespołu archiwalnego, sygnaturę przeglądanej jednostki, krótki opis zawartości oraz informacje szczególnie istotne dla pracy.

Jeśli dokument nie zawiera niczego przydatnego, również warto to odnotować. Dzięki temu podczas kolejnej wizyty student nie będzie ponownie zamawiał materiałów, które zostały już sprawdzone.

Można także tworzyć notatki tematyczne. Jeżeli kilka dokumentów dotyczy tego samego zagadnienia, warto oznaczyć je wspólnym hasłem odpowiadającym konkretnemu podrozdziałowi pracy. Później znacznie łatwiej wykorzystać zgromadzony materiał podczas pisania.

Im więcej materiałów zostaje przejrzanych, tym większe znaczenie ma systematyczność. Przy kilkunastu dokumentach można jeszcze wiele rzeczy zapamiętać. Przy kilkuset stronach akt bez dobrego systemu notatek bardzo szybko pojawia się chaos.

Archiwum może zmienić koncepcję pracy

W trakcie kwerendy może się okazać, że zgromadzony materiał nie potwierdza początkowych założeń autora. Nie należy traktować tego jako problemu. Właśnie na tym polega rzeczywista praca badawcza.

Student może odkryć, że zagadnienie wyglądało inaczej, niż wynikało z przeczytanych wcześniej opracowań. Może znaleźć dokumenty pokazujące nieznany aspekt badanego problemu albo zauważyć, że część zakładanych materiałów w ogóle nie zachowała się.

W takiej sytuacji czasami potrzebna jest korekta wcześniejszej koncepcji. Można zmodyfikować zakres analizy, zmienić jeden z podrozdziałów albo inaczej sformułować część wniosków. Nie powinno się natomiast ignorować niewygodnych materiałów tylko dlatego, że nie pasują do pierwotnych założeń.

Źródła mają służyć poznaniu problemu, a nie potwierdzaniu za wszelką cenę przyjętej z góry odpowiedzi.

Korzystanie z archiwów może więc wymagać znacznie więcej czasu niż poszukiwanie literatury w katalogu bibliotecznym, ale jednocześnie daje możliwość dotarcia do wyjątkowo wartościowego materiału. Dobrze przeprowadzona kwerenda pozwala oprzeć pracę na źródłach pierwotnych, samodzielnie analizować dokumenty oraz formułować wnioski wynikające bezpośrednio z badanego materiału.

Najważniejsze jest właściwe przygotowanie. Trzeba dokładnie określić problem badawczy, ustalić, jakiego rodzaju dokumentów się poszukuje, sprawdzić miejsce ich przechowywania oraz konsekwentnie prowadzić notatki z każdego wykorzystanego źródła. Wtedy archiwum przestaje być trudnym do opanowania zbiorem starych dokumentów, a staje się bardzo użytecznym warsztatem pracy autora pracy licencjackiej lub magisterskiej.